履約保函是保證履約行為的信用擔保函,是投標單位向招標單位提供的投標人履行合同能力證明。在投標過程中,投標單位往往需要提供履約保函來增強投標文件的競爭力,以提高中標的可能性。然而,履約保函也存在被濫用的情況,一些投標單位可能提供虛假或不符合要求的履約保函,導致中標后無法履行合同,損害招標單位的利益。因此,招標單位有必要制定履約保函整改方案,對投標單位提供的履約保函進行全面審核,確保其真實有效,從而保障招標項目的順利進行。
招標單位制定履約保函整改方案的目的,是加強對投標單位提供的履約保函的審核管理,防范虛假履約保函的風險,維護招標項目的公平公正,保障中標單位切實履行合同義務,確保招標項目的如期完成和資金安全。
招標單位應成立履約保函整改專項小組,負責整改方案的制定和實施。整改小組成員應包括招標單位的法務、財務、技術等相關部門人員,必要時可聘請第三方**機構參與,確保整改方案的**性和權威性。
整改方案應包括如下內容:
明確整改范圍和對象:整改范圍應包括招標項目中所有投標單位提供的履約保函,整改對象為投標單位和擔保單位。
制定整改標準:根據招標文件中關于履約保函的要求,制定詳細的整改標準,包括但不限于:履約保函的內容是否完整、格式是否符合要求、投標單位與擔保單位是否有足夠的履行能力、履約保函的有效期是否覆蓋合同履行期等。
確定整改流程:明確整改的具體步驟和時間節點,包括收集履約保函材料、初審、復審、反饋修改意見、**終審核確認等環節。
制定審核方法:根據招標項目的具體情況,制定科學有效的審核方法。如可以考慮對擔保單位進行現場考察,核實其財務狀況和信用狀況;對履約保函的內容進行詳細核對,確保其符合招標文件的要求等。
建立審核機制:建立由招標單位相關部門參與的多層次審核機制,確保審核過程的公平公正和**性。必要時,可邀請第三方**機構參與審核,確保審核結果的客觀性和權威性。
根據制定的整改方案,有序開展整改工作:
收集材料:通知投標單位和擔保單位按要求提供履約保函相關材料,包括但不限于履約保函原件、擔保單位的資質證明、財務報表、信用報告等。
初審:由整改小組對收集的材料進行初審,核對材料的完整性,并對履約保函的內容進行初步審核,確保其符合招標文件的要求。
復審:對初審合格的履約保函進行復審,重點審核擔保單位的履約能力和信用狀況。必要時,可派專人到擔保單位進行現場考察,或委托第三方機構進行調查。
反饋修改意見:對不符合要求的履保函,整改小組應及時向投標單位和擔保單位反饋修改意見,要求其按要求進行整改,并提供必要的指導和幫助。
**終審核確認:對修改后的履約保函進行**終審核確認,確保其符合所有要求。確認合格的履約保函,并將其存檔備案。
在招標項目實施過程中,招標單位應加強對履約保函的日常監管:
定期核查:招標單位應定期核查履約保函的執行情況,包括擔保單位的履約情況和投標單位的履行合同情況。一旦發現問題,及時采取措施,確保合同的順利履行。
建立履約保函臺賬:建立詳細的履約保函臺賬,及時記錄和更新履約保函的相關信息,包括擔保單位的履約情況、投標單位的合同履行情況等,以便于及時發現和處理問題。
加強信用管理:將投標單位和擔保單位的履約情況納入信用管理體系,對履約情況良好、信用記錄優良的單位給予適當激勵,對存在違約行為的單位采取相應的懲戒措施,如列入黑名單等。
某市政工程招標項目中,招標單位收到一家投標單位提供的履約保函,擔保單位為當地一家小型擔保公司。招標單位根據整改方案對該履約保函進行了審核,發現該擔保公司資質存疑,且財務狀況不佳,可能無法提供有效的擔保。招標單位及時通知投標單位進行更換,并提供了一份合格的擔保公司名單供其選擇。**終,投標單位更換了擔保單位,提供了合格的履約保函,確保了招標項目的順利進行。
制定并實施履約保函整改方案,是招標單位維護招標項目公平公正的重要手段,也是保障中標單位切實履行合同義務的有效措施。通過對履約保函的全面審核和日常監管,招標單位可以有效防范虛假履約保函的風險,確保招標項目的如期完成和資金安全,維護自身的合法權益。