在商業(yè)活動中，履約保函是一種常見的保證函，用于確保合同的履行。當(dāng)企業(yè)需要提供履約保證時，往往會考慮由股東會作出決議，以加強保函的權(quán)威性和有效性。那么，履約保函是否必須要經(jīng)過股東會決議才能出具呢？這涉及到公司治理、法律合規(guī)等多個方面，是一個值得深入探討的問題。
履約保函，是保證人應(yīng)保證申請人的要求，保證申請人與第三方簽訂的合同能夠得到履行，并按照合同約定承擔(dān)違約責(zé)任的函件。它是一種獨立保證，保證人通常為一金融機構(gòu)，如銀行。
當(dāng)企業(yè)與合作伙伴簽訂合同后，為確保合同的順利履行，企業(yè)可能會被要求提供履約保函。履約保函由銀行或擔(dān)保機構(gòu)出具，保證企業(yè)將按照合同約定履行義務(wù)。如果企業(yè)未能履行合同，銀行或擔(dān)保機構(gòu)將根據(jù)履約保函承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，例如支付違約金或賠償金。
關(guān)于履約保函是否需要股東會決議，這涉及到公司決策機制的問題。根據(jù)《公司法》相關(guān)規(guī)定，公司決策分為董事會的決議和股東會的決議兩大類。
董事會決議：董事會是公司的執(zhí)行機構(gòu)，負責(zé)公司的日常經(jīng)營管理。董事會決議通常適用于公司日常經(jīng)營事項的決策，例如簽訂合同、人員聘任等。
股東會決議：股東會是公司的權(quán)力機構(gòu)，負責(zé)公司重大事項的決策。股東會決議通常適用于公司章程修改、公司合并分立、公司解散等重大事項。
那么，履約保函是否屬于需要股東會決議的事項呢？一般來說，履約保函的出具屬于公司日常經(jīng)營活動中的一項業(yè)務(wù)行為，屬于公司董事會決策的范圍。根據(jù)《公司法》第三十九條規(guī)定，公司董事會行使下列職權(quán)：
" ...（三）決定公司內(nèi)部管理機構(gòu)的設(shè)置；（四）擬訂公司年度財務(wù)預(yù)算方案、決算方案；（五）擬訂公司利潤分配方案；...（八）決定公司對外投資、收購出售資產(chǎn)、資產(chǎn)抵押、對外擔(dān)保等事項；..."
出具履約保函涉及到公司對外擔(dān)保，屬于董事會決策的范圍。因此，一般情況下，履約保函的出具只需要經(jīng)過董事會決議即可。
但是，也存在一些特殊情況，可能需要股東會決議。根據(jù)《公司法》第六十二條規(guī)定：
" 公司為公司股東或者實際控制人提供擔(dān)保的，必須經(jīng)股東會或者股東大會決議。前款規(guī)定的股東或者受前款規(guī)定的實際控制人支配的股東，不得參加前款規(guī)定事項的表決，該部分不得計算在內(nèi)。"
因此，如果履約保函的擔(dān)保對象是公司股東或?qū)嶋H控制人，則需要經(jīng)過股東會決議。此外，如果公司章程或內(nèi)部管理制度中有明確規(guī)定，要求履約保函的出具必須經(jīng)過股東會決議，那么也需要遵循相關(guān)規(guī)定。
如果經(jīng)過評估，確定履約保函需要經(jīng)過股東會決議，那么接下來需要了解如何進行股東會決議。
股東會決議一般包括召集、提案、審議、表決等程序。
召集：公司董事會應(yīng)當(dāng)召集股東會會議，并提前通知各股東。通知中應(yīng)當(dāng)包括會議時間、地點、議程等信息。
提案：公司董事會應(yīng)當(dāng)擬定股東會會議提案，并提前提供給各股東。提案中應(yīng)當(dāng)包括詳細的履約保函事宜及相關(guān)資料。
審議：在股東會會議中，各股東應(yīng)當(dāng)對提案進行審議。審議過程中，股東可以發(fā)表意見、提出疑問，并要求公司提供補充資料或說明。
表決：在審議結(jié)束后，進入表決程序。表決可以采取口頭或書面形式。表決時，需要注意避回避規(guī)定，即涉及履約保函擔(dān)保對象的股東不得參加表決。
股東會決議程序需要嚴格遵守《公司法》及公司章程的相關(guān)規(guī)定。決議通過后，公司應(yīng)當(dāng)及時出具股東會決議文件，并按照規(guī)定進行備案或公告。
除了關(guān)注股東會決議之外，確保履約保函的有效性也是企業(yè)需要考慮的重要方面。一個有效的履約保函，可以為企業(yè)的合作提供可靠的保障。以下是幾點建議：
選擇有資質(zhì)的出函機構(gòu)：選擇具有履約保函出函資質(zhì)的金融機構(gòu)，例如銀行、擔(dān)保公司等。這些機構(gòu)通常有**的風(fēng)控能力和信用背書，可以增強履約保函的有效性。
詳細約定保函條款：與出函機構(gòu)協(xié)商，在保函中詳細約定保函的有效期、擔(dān)保范圍、擔(dān)保金額、違約責(zé)任等條款。條款應(yīng)當(dāng)清晰明確，避免出現(xiàn)歧義或漏洞。
提供充分的擔(dān)保：與出函機構(gòu)協(xié)商，提供充分的擔(dān)保物或抵押物。擔(dān)保物可以包括現(xiàn)金、有價證券、不動產(chǎn)等，以增強保函的信用度。
遵守保函出函流程：嚴格遵守出函機構(gòu)的流程要求，提供所需資料，配合出函機構(gòu)的審核工作。出函機構(gòu)通常會對企業(yè)的資信情況、財務(wù)狀況等進行評估，以確保企業(yè)有能力履行保函約定。
及時溝通與更新：與合作伙伴保持及時溝通，如果出現(xiàn)合同變更、延期等情況，應(yīng)當(dāng)及時通知出函機構(gòu)，并更新履約保函。
以一個真實案例來幫助理解。
某大型國企A公司計劃與一家民營企業(yè)B公司合作開發(fā)房地產(chǎn)項目。根據(jù)合作協(xié)議，A公司需要向B公司提供一筆資金用于項目啟動。為確保資金的安全和項目的順利進行，B公司要求A公司提供一份履約保函。
A公司董事會經(jīng)討論后，認為該履約保函的出具屬于公司日常經(jīng)營行為，且擔(dān)保對象不是公司股東或?qū)嶋H控制人，因此決定由董事會作出決議，不提交股東會審議。董事會決議通過后，A公司向B公司出具了履約保函，保證如期提供資金，并承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任。
在這個案例中，A公司董事會充分評估了履約保函的性質(zhì)和對象，確定其屬于董事會決策范圍，從而高效地完成了決議程序。同時，A公司也與B公司詳細約定了保函條款，提供了充分的擔(dān)保，確保了履約保函的有效性。
綜上所述，履約保函是否需要股東會決議，需要結(jié)合具體情況進行分析。一般情況下，履約保函的出具屬于董事會決策范圍。但是，如果擔(dān)保對象涉及公司股東或?qū)嶋H控制人，或者公司章程中有特殊規(guī)定，則可能需要股東會決議。此外，確保履約保函的有效性也同樣重要，企業(yè)需要與**機構(gòu)合作，并詳細約定保函條款。希望本文能幫助企業(yè)更好地了解履約保函的相關(guān)事宜，做出合規(guī)有效的決策。
