在商業(yè)合同中，保證履約和資金安全是重中之重。當(dāng)一方因各種原因無法履行合同義務(wù)時(shí)，往往需要提供一定形式的擔(dān)保，以確保另一方的權(quán)益得到保障。在這種情況下，履約保函和扣款書面說明成為常見的法律工具。
履約保函（Letter of Guarantee for Performance）是一種擔(dān)保合同履行情況的書面承諾，由一方當(dāng)事人或第三方（如銀行）出具，保證當(dāng)事人會按時(shí)、按質(zhì)、按量地履行合同義務(wù)。如果出現(xiàn)違約情況，受益人可以根據(jù)履約保函要求擔(dān)保人承擔(dān)擔(dān)保責(zé)任。
扣款書面說明（Written Instruction for Deduction）則是合同中規(guī)定的一種權(quán)利，允許一方在對方違約時(shí)直接從應(yīng)付款中扣除違約金或賠償金。這是一種對違約行為的直接經(jīng)濟(jì)制裁，可以有效地保障非違約方的權(quán)益。
當(dāng)合同雙方存在一定的信任基礎(chǔ)，但出于對可能發(fā)生的違約行為的擔(dān)憂時(shí)，履約保函是一種有效的預(yù)防措施。例如，在工程建設(shè)領(lǐng)域，業(yè)主方擔(dān)心承包方無法按時(shí)完工或工程質(zhì)量存在問題，可以要求承包方提供履約保函。
再比如，在國際貿(mào)易中，買方擔(dān)心賣方無法按時(shí)交貨或提供符合標(biāo)準(zhǔn)的產(chǎn)品，也可以要求賣方提供履約保函。履約保函由獨(dú)立的金融機(jī)構(gòu)（如銀行）提供擔(dān)保，從而確保交易的安全性。
當(dāng)合同中明確規(guī)定了違約行為的賠償標(biāo)準(zhǔn)，并且雙方同意在違約時(shí)由一方直接從應(yīng)付款中扣除賠償金時(shí)，就可以適用扣款書面說明。
例如，在租賃合同中，如果租戶違反合同條款，房東可以根據(jù)合同中約定的違約金標(biāo)準(zhǔn)，直接從租戶的租金中扣除違約金。這是一種快速、直接的賠償方式，可以避免因違約而產(chǎn)生的時(shí)間和金錢成本。
履約保函提供了額外的保障，可以有效地降低交易風(fēng)險(xiǎn)。
對于要求擔(dān)保的一方，履約保函可以確保在對方違約時(shí)獲得及時(shí)、足額的賠償，從而降低損失。
對于提供擔(dān)保的一方，履約保函可以展示其履行合同的能力和意愿，增強(qiáng)交易對手的信心，有利于建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系。
此外，履約保函通常由銀行或保險(xiǎn)公司等第三方金融機(jī)構(gòu)提供，其**性和權(quán)威性可以使合同雙方更加放心地進(jìn)行交易。
扣款書面說明提供了直接、快速的補(bǔ)救措施，可以有效地保護(hù)非違約方的權(quán)益。
它避免了因違約而產(chǎn)生復(fù)雜、昂貴的訴訟或仲裁程序，節(jié)省時(shí)間和成本。
直接從應(yīng)付款中扣除賠償金，確保了非違約方可以及時(shí)、足額地獲得賠償，降低了違約對非違約方業(yè)務(wù)的影響。
同時(shí)，扣款書面說明也對違約方起到了警示作用，督促其履行合同義務(wù)，避免因違約而產(chǎn)生不必要的損失。
在適用履約保函或扣款書面說明之前，合同雙方應(yīng)仔細(xì)審查和制定詳細(xì)的合同條款。
明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，尤其是履約的標(biāo)準(zhǔn)和要求。
詳細(xì)規(guī)定可能發(fā)生的違約行為和相應(yīng)的賠償標(biāo)準(zhǔn)。
確定是否需要第三方擔(dān)保，以及擔(dān)保的范圍和金額。
在決定使用履約保函或扣款書面說明時(shí)，應(yīng)考慮雙方的信任基礎(chǔ)、交易金額、違約風(fēng)險(xiǎn)等因素。
如果雙方信任基礎(chǔ)較好，但希望預(yù)防可能的違約行為，履約保函是合適的選擇。
如果雙方信任基礎(chǔ)較弱，或者交易金額較大，則可以考慮同時(shí)使用履約保函和扣款書面說明，以加強(qiáng)保障。
此外，還應(yīng)考慮違約行為的性質(zhì)。例如，如果違約行為可能導(dǎo)致無法量化或難以量化的損失，則扣款書面說明可能不適用，而履約保函可以提供更靈活的補(bǔ)救措施。
無論是履約保函還是扣款書面說明，都應(yīng)確保相關(guān)文件的準(zhǔn)確性和合法性。
仔細(xì)審查文件的內(nèi)容，確保其符合合同條款，并涵蓋所有必要的要素，如擔(dān)保范圍、金額、期限等。
確保文件符合當(dāng)?shù)氐姆煞ㄒ?guī)，并得到有權(quán)機(jī)構(gòu)的認(rèn)可。
在使用履約保函時(shí)，應(yīng)確保擔(dān)保方有能力和意愿承擔(dān)擔(dān)保責(zé)任。
一家國內(nèi)工程公司中標(biāo)了一個海外工程項(xiàng)目，合同金額高達(dá)數(shù)千萬美元。為了確保項(xiàng)目順利進(jìn)行，業(yè)主方要求工程公司提供一份履約保函。工程公司向銀行申請了一筆履約保函，由銀行作為擔(dān)保人，保證工程公司按時(shí)按質(zhì)完成工程。在項(xiàng)目實(shí)施過程中，由于不可抗力的影響，工程公司未能按時(shí)完工，業(yè)主方因此蒙受了損失。業(yè)主方根據(jù)履約保函向銀行提出了賠償要求，銀行根據(jù)合同條款進(jìn)行了賠償。這個案例中，履約保函發(fā)揮了有效的擔(dān)保作用，保障了業(yè)主方的權(quán)益，同時(shí)也展示了工程公司的履約能力和誠意。
在另一個案例中，一家科技公司與一家軟件開發(fā)公司簽訂了合同，開發(fā)公司未能按時(shí)交付符合標(biāo)準(zhǔn)的軟件產(chǎn)品?？萍脊驹诤贤屑尤肓丝劭顣嬲f明，直接從應(yīng)付給開發(fā)公司的款項(xiàng)中扣除了違約金。這個案例中，扣款書面說明提供了快速、直接的補(bǔ)救措施，避免了復(fù)雜的法律程序，有效地保障了科技公司的權(quán)益。
履約保函和扣款書面說明是合同中常見的擔(dān)保和補(bǔ)救措施，適用于不同的場景和需求。了解并正確使用這些法律工具，可以有效地保障合同雙方的權(quán)益，降低交易風(fēng)險(xiǎn)，促進(jìn)合作順利進(jìn)行。在制定合同條款時(shí)，應(yīng)仔細(xì)考慮雙方的需求和風(fēng)險(xiǎn)，選擇合適的擔(dān)保方式，并確保相關(guān)文件的準(zhǔn)確性和合法性。
