當(dāng)合同雙方在簽署合同時(shí)，往往會(huì)要求一方或雙方提供一筆履約保證金，以確保合同順利履行。這筆保證金在合同履行完畢后，通常需要退還。此時(shí)，就需要一封正式且有效的履約保證金退款函來(lái)申請(qǐng)退款。
履約保證金退款函是指在合同履行完畢后，合同的一方或雙方向提供履約保證金的一方出具的、用于申請(qǐng)退還履約保證金的函件。這份函件是退款流程的重要組成部分，是退款申請(qǐng)的重要憑證。
基本格式
履約保證金退款函的格式通常包括標(biāo)題、稱謂、正文、結(jié)尾和落款幾個(gè)部分。
標(biāo)題：清楚標(biāo)明函件類型，如“履約保證金退款函” 稱謂：直接寫明收函方名稱 正文：詳細(xì)說(shuō)明退款申請(qǐng)的原因、金額、時(shí)間等信息 結(jié)尾：表達(dá)感謝或敬意 落款：寫明發(fā)出函件的一方名稱，并加蓋公章具體內(nèi)容
在正文中，需要包括以下幾項(xiàng)內(nèi)容：
退款申請(qǐng)：明確表明是申請(qǐng)退還履約保證金，并寫明退款原因，如“茲有我司與貴司簽訂的《施工合同》已全面履行完畢，特向貴司申請(qǐng)退還履約保證金?！? 合同信息：寫明合同編號(hào)、簽訂時(shí)間、合同金額等基本信息，以確認(rèn)退款對(duì)應(yīng)的合同 保證金信息：寫明履約保證金的繳納時(shí)間、金額、繳納方式等，并說(shuō)明保證金目前由哪一方持有 退款方式：詳細(xì)說(shuō)明退款的具體方式和流程，包括退款賬戶信息、退款時(shí)間等 聯(lián)系方式：提供退款相關(guān)事宜的聯(lián)系人姓名、電話、郵箱等，方便收函方聯(lián)系 附件：提供合同原件、保證金繳納憑證等相關(guān)材料的復(fù)印件，以供核對(duì)標(biāo)題：履約保證金退款函
收函方：
尊敬的 某建設(shè)有限公司：
我司與貴司于__ 2023 年__ 3 月__ 15 日簽訂《建設(shè)工程施工合同》（合同編號(hào)：XX-XX-XX），合同金額為人民幣_(tái)_ 100 萬(wàn)元整。根據(jù)合同約定，我司于__ 2023 年__ 4 月__ 1 日向貴司提供了履約保證金人民幣_(tái)_ 10 萬(wàn)元整，由貴司暫行持有。
現(xiàn)我司與貴司的合同已全面履行完畢，特向貴司申請(qǐng)退還上述履約保證金人民幣_(tái)_ 10 萬(wàn)元整。請(qǐng)貴司于本函發(fā)出之日起__ 15 個(gè)工作日內(nèi)，將該筆履約保證金退還至以下賬戶：
賬戶名稱： 某施工有限公司 賬戶銀行： XX銀行某支行 銀行賬戶：
特此函達(dá)，敬請(qǐng)查收。
此致 敬禮
某施工有限公司 ____ (加蓋公章)
__ 2023 年__ 5 月__ 14 日
在撰寫履約保證金退款函時(shí)，需要注意以下幾點(diǎn)：
準(zhǔn)確性：確保函件中所有信息準(zhǔn)確無(wú)誤，包括合同信息、保證金信息、退款方式等。 正式性：履約保證金退款函是正式函件，需使用正式、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)恼Z(yǔ)言和表達(dá)方式。 清晰易懂：函件內(nèi)容需清晰明了，避免使用過(guò)于復(fù)雜的句式或**術(shù)語(yǔ)，方便收函方快速理解。 提供完整信息：確保函件中提供的所有信息完整詳盡，避免遺漏，以免影響退款流程。 使用恰當(dāng)?shù)姆Q謂和結(jié)尾：稱謂和結(jié)尾需符合收函方的身份和雙方之間的關(guān)系，表達(dá)應(yīng)得體、恰當(dāng)。 及時(shí)性：履約保證金退款函應(yīng)在合同履行完畢后及時(shí)發(fā)出，以免影響退款進(jìn)度。在履約保證金退款過(guò)程中，可能會(huì)遇到一些常見(jiàn)問(wèn)題，如下：
保證金被無(wú)故扣留：如果對(duì)方無(wú)故拒絕退還保證金或設(shè)置不合理的退款條件，可以先嘗試通過(guò)協(xié)商解決。如果協(xié)商未果，可以考慮通過(guò)法律途徑維護(hù)自身權(quán)益。 保證金金額有爭(zhēng)議：如果雙方對(duì)保證金金額存在爭(zhēng)議，可以參考合同中的相關(guān)條款或?qū)で蟮谌街俨脵C(jī)構(gòu)介入。 保證金退款流程復(fù)雜：一些大型項(xiàng)目或涉外項(xiàng)目可能會(huì)涉及復(fù)雜的退款流程，建議提前了解相關(guān)政策和規(guī)定，并尋求**人士幫助。總之，一份有效的履約保證金退款函，是順利退還保證金的重要一步。在撰寫時(shí)，需確保信息準(zhǔn)確無(wú)誤，表達(dá)正式清晰，并提供完整詳盡的信息。同時(shí)，了解常見(jiàn)的退款問(wèn)題和解決方法，也可以幫助順利推進(jìn)退款流程。
