在商業(yè)活動中，尤其是涉及大額資金的交易或工程項目時，履約保函往往是不可或缺的“角色”。它就像是一份“保證書”，為甲方提供了一層保護，也為復雜的多方關系帶來了穩(wěn)定性。那么，簽訂履約保函如何做賬？這個問題可能困擾著許多企業(yè)財務人員。今天我們就來深入了解一下履約保函的相關財務處理事宜，為各位帶來一份詳盡指南。
履約保函是保證合同雙方履約的書面承諾，由銀行或具有相應資質(zhì)的金融機構出具，用于保證甲方（買方/雇主）在一定條件下可獲得經(jīng)濟補償，通常適用于工程建設、貨物采購、招標保證等 scenario。它與一般擔保方式不同，是專門針對合同履約行為的擔保。
common types of performance bonds include:
工程履約保函：通常由施工方（乙方）提供，保證完成一定工程任務。例如，房地產(chǎn)項目中，開發(fā)商與施工方簽訂的工程施工合同，施工方為保證履約往往需要提供此保函。
預付款保證金保函：在預付款 scenario 下，甲方為保障資金安全而要求提供的保函。例如，甲方為某工程項目預付了大額資金，為避免乙方資金鏈斷裂導致的合同違約，就需要乙方提供相應的預付款保證金保函。
退稅保函：企業(yè)在出口過程中，為獲得稅收優(yōu)惠而向政府部門提供的保函，保證企業(yè)如實退稅。
關稅保函：用于擔保企業(yè)向海關繳納的關稅，通常申請通關保稅的企業(yè)需要提供。
租金保證金保函：在租賃關系中，承租人提供此保函以保證履行租賃合同中的各項義務。
開立保函的費用：開立履約保函需要向銀行支付一定的費用，通常以年費率為計價，費率在2%-5%之間浮動，并根據(jù)企業(yè)信用度、合同金額等因素進行綜合考慮。此費用在會計上應計入“管理費用”科目，作為企業(yè)的經(jīng)營費用。
保函額度的會計處理：履約保函的額度通常計入“其他應收款”科目，在會計分錄中，借記“其他應收款”，貸記“銀行存款”。因為履約保函具有可收回性，雖然是甲方在合同中享有權利，但實際上是乙方在開具保函時即向銀行預繳了相應資金或提供抵押，因此應計入該科目。
如果履約保函是甲方要求開具，且由甲方支付費用，則可視企業(yè)與銀行的約定，將保函額度計入“預付款”或“其他應收款”。而如果由乙方承擔費用，則應計入“固定資產(chǎn)”或“在建工程”，因為它增強了乙方的履約能力，可視為一種無形資產(chǎn)。
保函使用后的處理：當發(fā)生合同糾紛，甲方需要動用履約保函時，可向銀行提出理賠申請。此時，銀行會將保函額度轉(zhuǎn)化為可實際使用資金，甲方可據(jù)此獲得經(jīng)濟補償。在會計上，應將“其他應收款”科目的相應金額轉(zhuǎn)出，并根據(jù)具體情況，計入“銀行存款”、“應收賬款”等科目。
如果履約保函是用于保證預付款安全，那么使用保函所得資金應計入“銀行存款”，并相應減少預付款額度。而如果用于賠償因履約問題造成的直接經(jīng)濟損失，則應計入“營業(yè)收入”，以反映真實的經(jīng)營情況。
對企業(yè)來說，開具履約保函通常有以下幾步：
準備材料：包括合同文本、開具保函申請書、授權委托書、企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、代碼證、稅務登記證，以及銀行開出的企業(yè)資信證明等。其中，合同文本需要詳細明確，對履約義務、違約責任等作出詳細規(guī)定。
選擇保函類型：根據(jù)實際需求選擇適合的保函類型。不同類型的保函，在開具時需要的材料和程序可能有所不同。例如，工程履約保函需要提供施工合同、工程造價預算等材料；預付款保函則需要明確預付款金額、支付條件等信息。
與銀行洽談：企業(yè)可根據(jù)自身情況選擇合作銀行，并提供上述準備的材料，與銀行進行洽談和申請。此步驟中，企業(yè)需要與銀行就保函費率、違約金處理等細節(jié)達成一致。
制函：銀行在審核通過后，開具保函并送達企業(yè)，企業(yè)需仔細核對保函內(nèi)容，包括保函編號、金額、發(fā)文日期、有效期、合同標題等，確保無誤。
繳費：企業(yè)需要按約定支付保函費用，以激活保函效力。此步驟通常需要企業(yè)財務部門與銀行進行對賬、付款等操作。
雖然履約保函為合同的履行提供了額外保障，但它也帶來了某些風險。其中，**主要的風險是保函可能被濫用，導致企業(yè)面臨經(jīng)濟損失。因此，企業(yè)在簽訂合同時，應注意以下幾點：
明確保函使用條件：在合同中對保函的使用條件作出嚴格規(guī)定，確保保函的用途符合合同約定，避免因甲方的濫用導致不必要的損失。
設定合理的保函額度：保函額度應與合同金額相適應，不得超出實際需求。同時，可根據(jù)合同進展情況，動態(tài)調(diào)整保函額度，避免資金占用過高。
選擇信用可靠的銀行：企業(yè)應充分考察銀行的信用級別、服務質(zhì)量等因素，確保在需要時銀行能及時、足額支付保函金額。
注意保函的續(xù)期：保函具有有效期，企業(yè)應在到期前處理好續(xù)期事宜，以免因疏忽造成保函失效。在合同履行期限較長時，可選擇分期出具保函，以控制資金壓力和風險。
保留追償權：在合同中明確規(guī)定，甲方動用保函進行索賠時，應事先通知乙方并說明理由，給予乙方解釋和解決問題的時間，以充分保護乙方的權益。
某建筑工程公司（乙方）中標了一項大型房地產(chǎn)施工項目，合同金額為5億元。甲方為保障自身權益，要求乙方提供工程履約保函，并承擔相關費用。
乙方需要準備的材料包括：施工合同、公司資質(zhì)證明、銀行流水、財務報表等，以向銀行展示企業(yè)資信情況。同時，乙方應與銀行協(xié)商，確定保函費率、違約金處理機制等細節(jié)。以本項目為例，銀行開出保函費率為年費率3%，并要求乙方提供與保函金額相當?shù)谋ＷC金。
合同簽訂后，乙方前往銀行開具保函。在詳細核對保函內(nèi)容無誤后，乙方支付相應費用，激活保函效力。此保函額度計入乙方“其他應收款”科目，而費用則計入“管理費用”。
在施工過程中，因不可抗力導致乙方無法按時交付工程，甲方?jīng)Q定動用履約保函。甲方應通知乙方并說明理由，乙方無異議或在規(guī)定時間內(nèi)無法解決爭議時，甲方可向銀行提出索賠申請。此時，銀行將保函額度轉(zhuǎn)化為現(xiàn)金，直接支付給甲方。
在會計核算中，乙方應將“其他應收款”中與保函相關的金額轉(zhuǎn)出，貸記“銀行存款”，同時根據(jù)實際情況，將資金用于合同的繼續(xù)履行或作為營業(yè)外收入處理。而甲方則應將所得資金根據(jù)實際 scenario 計入相應科目，例如“在建工程”、“應收賬款”等。
履約保函雖然在商業(yè)活動中發(fā)揮了重要作用，但它也需要企業(yè)財務人員予以高度重視和謹慎處理。希望本文對各位讀者能夠有所幫助，在簽訂、處理履約保函時有個清晰的認識和操作指南。在實際操作中，還需結合相關法律法規(guī)與會計準則，確保合規(guī)、合理。
