在現(xiàn)代建設(shè)工程中，履約保證金是一項不可或缺的保障措施。它不僅能確保承包商按照合同約定履行義務(wù)，還能保護業(yè)主的合法權(quán)益。然而，工程履約保證金的退還也成為了一個關(guān)乎雙方利益的重要話題。本文將系統(tǒng)地探討工程履約保證金退還函的起草步驟及注意事項，旨在為相關(guān)人員提供實用指導(dǎo)。
施工履約保證金是指承包商在簽訂合同時，按照合同金額的一定比例向業(yè)主繳納的一筆款項。這筆款項通常在工程竣工并驗收合格后，依合同約定的條件退還。這一機制旨在確保承包商嚴格執(zhí)行合同條款，并在出現(xiàn)違約行為時，有資金可用以彌補業(yè)主的損失。
當(dāng)工程項目順利完成，且在驗收后確認無任何違約行為時，承包商有權(quán)要求返還履約保證金。此時，撰寫一封正式的履約保證金退還函顯得尤為重要。其主要作用包括：
法律保障：作為正式書面文件，退還函可作為法律依據(jù)，確保承包商的權(quán)益。 溝通透明：通過函件，承包商能夠清晰表明要求和理由，提高溝通效率。 維護關(guān)系：及時、合理的函件可以在一定程度上維護承包商與業(yè)主之間的良好關(guān)系。在撰寫退還函之前，承包商需要收集并審核與合同及保證金相關(guān)的所有文件，包括：
合同文本 付款憑證 工程驗收報告 履約保證金收據(jù)在函件的頂部，清晰說明文件名稱“工程履約保證金退還函”。
2. 收件人信息在函件的左上角注明收件人信息，包括姓名、職位、公司名稱及地址。
3. 發(fā)件人信息在收件人信息下方，注明發(fā)件人信息，包括姓名、職位、公司名稱及地址。
4. 開頭稱呼使用正式的稱謂，常用“尊敬的XXX”或“親愛的XXX”。
正文部分應(yīng)包含以下幾個關(guān)鍵要素：
1. 引言部分簡單說明函件的目的。例如：
“本函旨在請求貴方返還我方已支付的工程履約保證金?！? 2. 項目基本情況簡要介紹相關(guān)工程的基本信息，包括：
工程名稱 合同編號 工程竣工日期 相關(guān)的驗收信息示例
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“根據(jù)貴我雙方于XXXX年XX月XX日簽訂的《建筑工程施工合同》，我方負責(zé)的XX工程于XXXX年XX月XX日順利竣工，且已通過貴方的驗收。” 3. 退還請求明確請求返還保證金的金額，并附上相關(guān)憑證的復(fù)印件，以確保請求的合理性和合法性。
示例
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“根據(jù)合同約定，履約保證金金額為XX萬元。請在收到本函后XX個工作日內(nèi)，將該筆款項退還到我方指定賬戶，感謝您的配合?！?在函件**，應(yīng)提前表示感謝，并期待對方的回復(fù)。同時，注明發(fā)件人的姓名，職務(wù)及聯(lián)系方式，方便后續(xù)溝通。
示例
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“感謝貴方的支持與合作。如有任何疑問，請隨時聯(lián)系我。期待您的回復(fù)?！?在函件底部，簽名并注明發(fā)件日期。
在撰寫工程履約保證金退還函時，需要特別注意以下幾點：
語言正式：函件應(yīng)使用**而簡潔的語言，避免使用口語化表述。 條理清晰：確保邏輯連貫，信息有條不紊，方便對方理解。 附件齊全：附上相關(guān)合同、收據(jù)和驗收證明的復(fù)印件，以增強函件的可信度。 跟進確認：如果在規(guī)定時間內(nèi)沒有收到回復(fù)，及時主動跟進，避免拖延。通過以上步驟，承包商可以高效、**地完成工程履約保證金退還函的撰寫。這不僅能確保自身利益的維護，還能為后續(xù)項目的順利進行奠定良好基礎(chǔ)。
